Is das ein Durcheinander... bevor das 'wo' geklärt wird, sollte man vielleicht mal die Frage nach dem 'wann' stellen. Wenn das ganze eher kurzfristig stattfinden, dann bräuchte man auf einige Mitglieder vielleicht überhaupt keine Rücksicht nehmen, weil sie von vorneherein sagen, dass sie dann sowieso nicht können.
Ein anderer Punkt ist, wie kommen die Leute überhaupt da hin? Wenn über 80% mit der Bahn kommen wollen, dann wäre es sinnvoll das ganze direkt in einer Stadt zu machen und nicht unbedingt auf einem Zeltplatz, der 40 km von jeglichem Bahnhof entfernt ist. Wenn dagegen sowieso über 80% mit dem Auto fahren, dann ist es (fast) vollkommen egal, wie gut der Ort per Bahn zu erreichen ist.
Und wie Avitus schon angedeutet hat, Fahrgemeinschaften gibt es ja auch noch, d.h. es müssen nicht unbedingt alle zwingend mit der Bahn kommen. Bei so vielen Leuten sollten sich doch einige finden, die aus der selben Ecke kommen.
Weiter sollte mal entschieden werden, was das ganze überhaupt sein soll. Ein Wochenende lang lustiges Beisammensein (dafür bräuchte man ja dann auch Räumlichkeiten, wenn man nicht von einem Cafe ins Nächste ziehen will) oder soll noch irgendwas (römisches) angeschaut werden? Das verringert die Zahl der möglichen Gebiete ja auch schon weiter...