Genau wie schon zum ersten Consilium Ulpianum hatte man auch für das heutige zweite einen der ans Officium Imperatoris angrenzenden Besprechungsräume für die Tagung vorbereitet: In der Raummitte stand ein großer, ovaler Tisch, um den herum insgesamt sieben Sitzplätze symmetrisch aufgestellt waren. An einem der Kopfenden stand dabei der Platz für den Kaiser. Von dort aus gesehen links befanden sich nacheinander die Plätze des Senators Iulius, des Patriziers Flavius und der Vestalin Decima, während rechts vom Kaiser der Reihe nach der Senator Tiberius, der Eques Germanicus und der Soldat Iunius ihre Plätze hatten. Diese Sitzordnung, bei der auf beiden Seiten des Kaisers je ein Senator, je ein Patrizier und je ein Mitglied des Collegium Pontificum saßen, war mit kleinen Namensschildern auf dem Tisch festgelegt.
Am leeren Kopfende des Tisches standen einige Erfrischungen zum Essen/Trinken zusammen mit zwei Sklaven, die das Ganze verteilten. In der Mitte des Tisches lagen neben einer Ausführung der Richtlinien zum Ulpianum alle Archivakten, die zu den zehn Ulpianum-Kandidaten Cicero Octavius Anton, Gaius Prudentius Commodus, Manius Tiberius Durus, Marcus Vinicius Lucianus, Lucius Annaeus Florus, Traianus Germanicus Sedulus, Tiberia Livia, Primus Decimus Magnus, Quintus Decimus Mercator und Tiberius Prudentius Balbus auf dem Palatin zu finden gewesen waren. Dazu hatte jeder an seinem Platz einen Stilus zu liegen. Leere Wachstafeln für Notizen lagen auf einem Nebentisch vorbereitet und wurden bei Bedarf von zwei weiteren Sklaven verteilt. Außerdem war hinter jedem Sitzplatz genug Raum, damit auch dahinter noch ein Leibsklave oder Sekretär stehen und seinem Herrn oder Arbeitgeber zur Hand gehen konnte.
Ein Palastdiener am Raumeingang machte die Mitglieder des Consiliums mit dem Protokoll bekannt (alle haben sich zu erheben, wenn der Kaiser eintritt, und setzen sich erst wieder, nachdem der Kaiser sich gesetzt hat; alle sehen zum Kaiser, wenn er spricht; niemand unterbricht den Kaiser beim Reden; und so weiter). Dazu gab es einen kurzen Hinweis auf die festgelegte Sitzordnung. Danach wünschte der Palastdiener jedem eintretenden Consilium-Teilnehmer ein gutes Gelingen und viel Erfolg.